Documentalist

Voor onze directe eindklant in omgeving Utrecht, zijn wij op zoek naar een Documentalist.  

• Start: Zo spoedig mogelijk
• Eind:  30 september 2026, met optie tot verlenging
• Inzet: 12 uur per week
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride

Opdrachtomschrijving 

Voor onze directe eindklant zijn wij op zoek naar een Documentalist die wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project van de directe eindklant. Het betreft het professioneel beheren en organiseren van de projectarchieven binnen het documentmanagementsysteem (DMS).

Werkzaamheden omvatte onder meer:

• Registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (bijvoorbeeld vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
• Beheren en actueel houden van het ordeningsplan.
• Waarderen van dossiers en autoriseren van gebruikers.
• Geven van trainingen en/of instructies aan projectmedewerkers over het gebruik van het DMS en archiefbeheer.
• Zorgen voor de juiste middelen en processen om documentbeheer efficiënt te laten verlopen.
• Belangrijke taak is het bewustmaken en trainen van projectmedewerkers in hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming. Het doel is om de informatiehuishouding continu te verbeteren en op een hoog kwaliteitsniveau te houden.

Je werkzaamheden:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte documentmanagementsysteem (DMS).
• Inrichten van standaardweergaven en/of zoekvragen in het DMS naar behoefte van gebruikers.
• Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die onderdeel uitmaken van het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers binnen het DMS.
• Opstellen en uitvoeren van verbeterplannen op basis van de resultaten van periodieke toetsen op document- en informatiemanagement (DIM).
• Monitoren van de opslagcapaciteit van het DMS en, indien nodig, initiëren van uitbreidingen.
• Signaleren en melden van technische storingen aan de interne ICT-ondersteuning.
• Inventariseren en doorgeven van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Opstellen van voortgangsrapportages en dashboards en deze periodiek bespreken met de verantwoordelijke projectmanager.
• Voorbereiden van de (project)sites voor overdracht naar het archief.

Functie-eisen

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau, met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige richting.
• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring met het werken in een Document Management Systeem (DMS) en binnen het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief het gebruik van aan informatiebeheer gerelateerde ICT-middelen.
• In staat om zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Pre’s:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructuur- of bouwprojecten en/of programma’s.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving en kaders op het gebied van informatiebeheer en archivering (zoals openbaarheid, privacy, archiefwetgeving en metadata-standaarden).
• Ervaring met samenwerken binnen integrale projectteams en projectbeheersingsomgevingen.
• Ervaring met recordmanagement binnen moderne digitale samenwerkings- en documentmanagementomgevingen (zoals Microsoft 365/SharePoint of vergelijkbaar).

Interesse?

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.

Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Naam;
• Woonplaats;
• Beschikbaarheidsdatum;
• Hoeveel uur per week;
• Eigen medewerker of freelance;
• Vakantie;
• Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
• NEN44001-Certificering: Ja/Nee.