Veelgestelde vragen

We ondersteunen onze klanten in de volledige breedte als het gaat om ICT-vraagstukken en voeren ICT-projecten uit van A tot Z. Daarbij fungeren we als kennispartner; we organiseren kennissessies en gaan objectief op zoek naar de professional die het beste bij de opdracht past.

Ja, bij aanvang van de samenwerking maken we hier samen afspraken over.

Op basis van de aanvraag van een opdrachtgever maken wij een voorselectie van IT-professionals die zowel goed bij de functie als bij de klant en de opdracht passen. Met deze professionals gaan we in gesprek tijdens een pre-intake. Vervolgens stellen we de geselecteerde professionals voor aan de klant; hiervoor schrijven we een motivatie en referentie. De klant nodigt daarna kandidaten uit voor een kennismakingsgesprek en als beide partijen enthousiast zijn, zorgen wij dat de samenwerking kan starten.

Onze ervaring op het gebied van IT in de sectoren overheid, zorg, onderwijs en corporate business, onderscheidt ons op de markt. Daarnaast is onze persoonlijke aandacht voor de mensen waarmee we werken een onderscheidend vermogen. We begrijpen daardoor goed wat de behoeften zijn van alle partijen en bouwen vertrouwde langetermijnrelaties op.

Gemiddeld leveren we vijf werkdagen na aanvraag van de opdrachtgever een voorstel aan.

Nee, wij werken altijd direct samen met de eindklant.

We werken primair samen met klanten binnen de overheidssector, de zorg, het onderwijs, en corporate business. Onder meer hebben we al jarenlange samenwerkingen met Amsterdam UMC, HvA/UvA, Open Universiteit, Nova College, Studielink, Medux, Horizon College, Fontys Hogescholen, ROC van Amsterdam en Flevoland, Wageningen University en Universiteit Utrecht. Meer over deze samenwerkingen lees je hier.

Om het facturatieproces zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen, maakt Pro-Act IT gebruik van reversed billing. Bij deze vorm van factureren zijn de urenregistratie en het facturatiesysteem direct aan elkaar gekoppeld. Zodra een door Pro-Act IT ingezette professional via de speciaal daarvoor gecreëerde portal de gewerkte uren registreert en deze laat accorderen door de eindklant, genereert het systeem op basis daarvan onmiddellijk een factuur. Dit betekent dat het voor leveranciers niet nodig is om een factuur op te sturen naar Pro-Act IT; in plaats daarvan ontvangen zij van ons een creditnota met het bedrag dat wij uitbetalen. Een bedrag dat bovendien voor leverancier, als voor de eindklant en voor ons eenvoudig te herleiden en controleren is. Het facturatieproces wordt zo als het ware omgekeerd, vandaar de term reversed billing. Omdat bij reversed billing de facturen direct gebaseerd zijn op de urenregistratie, is het van groot belang dat de gewerkte uren nauwkeurig geregistreerd én tijdig geaccordeerd worden. Voordat het urenformulier geaccordeerd is, kan er immers geen factuur worden opgesteld en eventuele foutieve registraties hebben rechtstreeks gevolgen voor het factuurbedrag. De facturen die leveranciers van Pro-Act IT ontvangen, bevatten alle relevante informatie, zodat iedereen precies weet waar deze op gebaseerd zijn en wanneer de betaling wordt verricht. Bovendien voldoen onze automatisch opgestelde facturen altijd aan alle heersende wettelijke vereisten. Reversed billing is dus niet alleen praktisch, maar ook juridisch en fiscaal goedgekeurd.

Om het facturatieproces zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen maakt Pro-Act IT gebruik van Purchase Orders. Op basis van door jou ingevulde en door de eindklant geaccordeerde urenformulieren wordt automatisch een Purchase Order gegenereerd. Op basis van deze Purchase Order stuur jij ons een factuur, voorzien van het Purchase Order nummer en jouw eigen logo, die voldoet aan alle wettelijke factuurvereisten. Deze factuur zal conform de betaalafspraak die wij met jou hebben gemaakt voldaan worden.

De facturen die leveranciers van ons ontvangen, zijn direct gebaseerd op het geaccordeerde urenformulier. Dat betekent dat een eventuele onzuiverheid of onvolledigheid binnen het urenformulier ontstaan is. Wanneer er iets niet klopt op de reversed billing factuur van Pro-Act IT, vragen wij professionals daarom het urenformulier nogmaals te controleren. Uren die te laat ingevuld of geaccordeerd zijn, worden vermeld op de volgende factuur. Blijkt er toch iets anders aan de hand? Neem dan contact met ons op via info@pro-act.nl.

Bij de Belastingdienst mogen er meerdere factuurnummerreeksen gehanteerd worden binnen één administratie. Je kunt onze factuur dus gewoon opnemen in je eigen nummerreeks, door er naast het Purchase Order nummer van Pro-Act IT ook een eigen factuurnummer aan te koppelen.

Jazeker. Wij zorgen ervoor dat de automatisch gegenereerde facturen op ieder moment voldoen aan alle eisen omtrent wet- en regelgeving. Zo zijn onze facturen onder meer voorzien van een factuurnummer, datum, adres en BTW nummer.

Die beantwoorden wij graag. Onze financiële administratie is te bereiken via 023 – 5383444 of info@pro-act.nl.

Reversed billing stroomlijnt het facturatieproces op een manier waar we allemaal beter van worden:

• Gewerkte uren worden sneller uitbetaald.
• Door minder papierwerk beperken we administratieve rompslomp.
• De automatische koppeling van urenformulieren en facturen zorgt voor minder fouten.
• Het facturatieproces is 100% transparant voor alle betrokkenen.

Pro-Act IT heeft in overleg met de Belastingdienst modelovereenkomsten ontwikkeld, die voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Pro-Act IT is actief lid van de brancheorganisatie voor intermediairs en brokers (BOVIB) en betrokken bij discussies om te komen tot een branchebrede oplossing. We houden zzp’ers proactief op de hoogte over ontwikkelingen op dit gebied.

Pro-Act IT werkt met door de Belastingdienst geaccordeerde modelcontracten. Opdrachtgevers hoeven niets te doen. Pro-Act IT is als lid van de brancheorganisatie voor intermediairs en brokers (BOVIB) actief betrokken bij de discussies om te komen tot een branchebrede oplossing. Wij informeren onze opdrachtgevers hierover proactief.

De wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA) heeft in 2016 het VAR-registratiesysteem vervangen. De wet is bedoeld om meer zekerheid te krijgen over werkrelaties tussen zzp’ers en opdrachtgevers. Ook werd de wet ingevoerd om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Echter ontstond op de wet DBA direct veel weerstand. De wet heeft niet de beoogde rust en zekerheid gebracht en is momenteel bevroren. De wet DBA is officieel van kracht, maar wordt voorlopig nog niet gehandhaafd. Wel kan de Belastingdienst ingrijpen wanneer er evident sprake is van opzettelijke schijnzelfstandigheid. Momenteel wordt gewerkt aan nieuwe regelgeving; we houden onze opdrachtgevers en zzp’ers op de hoogte zodra er nieuwe ontwikkelingen zijn.