Documentenbeheer
Voor onze directe eindklant in Zuid-Holland, zijn wij op zoek naar een Documentenbeheer.
Start: zo spoedig mogelijk
Eind: 30 september 2026, met optie tot verlenging
Inzet: 24-32 uur per week
Tarief: marktconform
Locatie: hybride
Opdrachtomschrijving
Voor onze directe eindklant zijn wij op zoek naar en Documentenbeheerder. De opdracht wordt uitgevoerd binnen de geldende kaders en richtlijnen van het project. De werkzaamheden bestaan uit het beheren van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS) en het ondersteunen van (project)medewerkers hierbij.
Dit beheer omvat onder meer: het registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (o.a. vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast gaat het om het actueel houden van het ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van gebruikers, verzorgen van training en begeleiding aan medewerkers en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen.
Een belangrijk onderdeel van de rol is het coachen en instrueren van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en deze correct uitvoeren. Hiermee wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding continu verbeterd.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte DMS.
- Inrichten van standaardweergaven of zoekvragen in het DMS naar behoefte van gebruikers.
- Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van alle documenten die onderdeel zijn van het projectarchief.
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
- Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform geldende kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mail).
- Melden van storingen of functionele problemen bij de verantwoordelijke interne ICT-/functioneel beheerafdeling.
Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het geldende proces.
Functie-eisen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructuur- of bouwprojecten.
- Kennis van relevante wet- en regelgeving en kaders op het gebied van informatiebeheer en archivering (zoals openbaarheid, privacy, archiefwetgeving en metadata-standaarden).
- Ervaring met recordmanagement binnen moderne digitale samenwerkings- en documentmanagementomgevingen (zoals Microsoft 365/SharePoint of vergelijkbaar).
- De mate waarin wordt voldaan aan de gevraagde competenties, zoals zorgvuldigheid, proactiviteit en samenwerking.
Competenties:
- Analytisch denkvermogen; in staat om verbanden te leggen en goed te analyseren.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-on mentaliteit; denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, waaronder:
- Het kunnen opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
- Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
- Goed luistervermogen; in staat de vraag achter de vraag te achterhalen.
- Nauwkeurigheid en oog voor detail.
- Omgevingsbewustzijn; weten wat er binnen de organisatie speelt.
- Proactieve en resultaatgerichte instelling.
- Vermogen om zelfstandig te plannen en organiseren; deadlines halen zonder stress.
- Gericht op zelfontwikkeling; leren van omgeving en situaties en dit toepassen in het werk.
- Zelfstandigheid; werk zelfstandig uitvoeren, initiatief nemen om te verbeteren en samenwerking zoeken waar nodig.
Interesse?
Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.
Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:
- Naam;
- Woonplaats;
- Beschikbaarheidsdatum;
- Hoeveel uur per week;
- Eigen medewerker of freelance;
- Vakantie;
- Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
- NEN44001-Certificering: Ja/Nee.
