Management assistent/ office manager

Voor onze eindklant de Technische Universiteit Delft, waar wij middels een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zijn wij op zoek naar een Management assistent/ office manager. 

• Start: zo snel mogelijk.
• Inzet: 24 uur per week
• Eind: 3 maanden, met optie tot verlenging 
• Tarief: marktconform
• Locatie: op locatie in Delft, bij voorkeur op dinsdag/woensdag/donderdag of maandag/woensdag/donderdag

De kandidaat dient rekening te houden met een kennismakingsgesprek met de klant op 21 april 2026 tussen 09:00-12:00 uur.

Opdrachtomschrijving

Binnen het faculteitssecretariaat van de faculteit Mechanical Engineering werk je nauw samen met de decaan (bestuurlijk verantwoordelijke binnen de faculteit), de faculteitssecretaris en secretariaatscollega. Als management assistent / office manager rapporteer je aan en ondersteun je de faculteitssecretaris. Je vormt samen met de decaan, de faculteitssecretaris en de management assistent van de decaan het faculteitssecretariaat: een team waarin samenwerking, discretie en overzicht centraal staan.

In dit bestuurlijke hart van de faculteit komen de werkprocessen in de hiërarchische lijn (CvB, decaan, afdelingsvoorzitters) en functionele lijn (onderwijs en onderzoek, financiën, HR, ICT, huisvesting, etc.) samen. Je zet je in op diverse fronten, waaronder voor de afdelingssecretarissen en stafafdelingen binnen de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance.

Je houdt dwarsverbanden in de gaten en denkt proactief mee over het opstellen van de agenda’s van de verschillende overleggen en je houdt de opvolging van acties in de gaten. Je organiseert bijeenkomsten voor de stafafdelingen en helpt collega’s van communicatie met faculteitsbrede evenementen. Je bent geordend en zorgt voor archivering van documenten, besluiten en correspondentie.

Je beheert proactief de complexe agenda van de faculteitssecretaris en maakt hierbij scherpe afwegingen in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd. Conflicterende interne-en externe afspraken los je effectief en klantgericht op. Ook handel je binnenkomende e-mail zelfstandig af en/of leest vertrouwelijk mee om goed zicht te houden op wat er speelt. Notuleren, soms ook in het Engels, behoort eveneens tot je takenpakket en daarnaast is er de vrijheid om het takenpakket uit te breiden. Ook werk je nauw samen met de management assistent van de decaan en zal je af en toe ook die werkzaamheden op je nemen (bijvoorbeeld in een vakantieperiode).

Geen dag is hetzelfde: het werk is dynamisch, afwisselend en biedt volop ruimte om jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden in te zetten.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding, maar een afgeronde hbo-opleiding of associate degree, bijvoorbeeld in de richting van management support, office management, communicatie, bedrijfskunde, bestuurskunde of vergelijkbaar, kan ook.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, waaruit blijkt dat je HBO werk- en denkniveau hebt.
• Je toont een scherp gevoel voor prioriteiten, behoudt moeiteloos het overzicht en krijgt energie het onderhouden van contacten en het oppakken van een verbindende rol in de organisatie.
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, en hebt gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je vindt het leuk om te blijven leren, je vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en je kan zowel zelfstandig als in een team werken.
• Je beheerst zowel de Nederlandse (niveau C2) als de Engelse taal (minimaal niveau B1) in woord en geschrift.

Interesse?

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners. 

Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Volledige voor- en achternaam;
• Woonplaats;
• Beschikbaarheidsdatum;
• Hoeveel uur per week;
• Eigen medewerker of freelance;
• Vakantie;
• Uurtarief excl. BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
• NEN44001-Certificering: Ja/Nee.