PMO programma EIO

Voor onze directe eindklant SURF, waar wij middels een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zoeken wij een PMO’er die zal bijdragen aan het programma EIO. 

• Start: 5 januari 2026
• Duur: 30 juni 2026, met optie tot verlenging
• Inzet: 20 uur per week
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride

De kandidaat dient rekening te houden met een eventueel kennismakingsgesprek op woensdag 10 december tussen 11:00 – 11:50 uur, 13:00 – 13:50 uur of 14:00 – 14:50 uur.

Opdrachtomschrijving
Als PMO maak je deel uit van het team Project Office binnen de afdeling Beleid, Advies & Support. Dit team werkt aan projectmethodieken, standaarden en processen op het gebied van projectmanagement binnen de gehele organisatie. Je werkt dan ook als PMO aan projecten door de hele organisatie heen – van onderwijs tot bedrijfsvoering, dienstverlening en innovatie. Hierbij gebruik je de handvatten vanuit het team en denkt mee over verbeteringen. Binnen deze rol werk je specifiek voor het programma Europese Interoperabiliteit Onderwijs (EIO), dat zich richt op de aansluiting van Nederlandse digitale onderwijsvoorzieningen op de Europese infrastructuur en beleidsontwikkeling.

Als PMO bied je essentiële ondersteuning aan projectleiders en programmamanagers. Je zorgt dat de administratieve en organisatorische basis op orde is zodat projecten soepel kunnen verlopen. Je fungeert als spilfiguur die verbindingen legt tussen afdelingen en dat ‘de basis’ op orde is, oftewel dat een project gedegen verloopt en ondersteunt daarbij het proces. Een PMO is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten of programma’s. Zoals de vertaling van een Excel-projectplan naar de uitwerking in een financieel systeem. Je bewaakt het overzicht en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de programma- en/of projectmanager.

Je bent de rechterhand van de programmamanager en ondersteunt de uitvoering van een dynamisch, multidisciplinair en strategisch programma binnen SURF en het bredere Npuls-programma voor onderwijsinnovatie. Voor het programma EIO betekent dit onder andere het voorbereiden van wekelijkse overleggen, beheren van het mappensysteem, bijhouden van actie- en besluitenlijsten, ondersteunen van rapportages (zoals 4-8-12M), notuleren, beheren van communicatiestromen en helpen bij het opstellen van speerpunten per programmaperiode. Je ondersteunt het team ook bij het implementeren van nieuwe werkwijzen, zoals moderatie of het ontwikkelen van communicatie-uitingen, en speelt een sleutelrol in de verbinding tussen inhoudelijke thema’s en projectstructuur.

Om deze functie succesvol uit te voeren beheers je onderstaande vaardigheden:

Projectadministratie verzorgen

• Opzetten en bijhouden van projectdossiers en documentatie.
• Ondersteunen bij het opstellen van projectplannen.
• Organiseren van bijeenkomsten en notuleren van besluitvorming.
• Inrichten en beheren van documentatie in mappensystemen.
• Voorbereiden van wekelijkse overleggen inclusief ophalen en structureren van agendapunten.
• Ondersteunen bij opstellen, beheren en opvolgen van contracten.

Monitoring en rapportage faciliteren

• Verzamelen van voortgangsinformatie en maken van overzichten.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Opstellen van voortgangsrapportages, waaronder 4-, 8- en 12-maandsrapportages, voor stakeholders.
• Bijhouden en controleren van urenadministratie.
• Signaleren van spanningsvelden in voortgang en prioriteiten.

Praktische ondersteuning bieden

• Assisteren bij resource- en capaciteitsplanning.
• Faciliteren van communicatie tussen projectleden en afdelingen.
• Fungeren als rechterhand van de programmamanager en aanspreekpunt binnen het programmateam.
• Ondersteunen bij communicatie-uitingen en moderatie van (online) sessies.
• Meewerken aan het implementeren van nieuwe werkwijzen binnen het programmateam.
• Coördineren van bijeenkomsten, online sessies en events zoals de Onderwijsdagen.
• Verzorgen van draaiboeken, uitnodigingen en afstemming.
• Aanspreekpunt richting EU Office en ondersteuning bij subsidievereisten.
• Verbeteren van CRM en relatiebeheer, in lijn met communicatiebehoeften.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring, op gebied van projectondersteuning.
• Affiniteit met Europese samenwerkingen.
• Affiniteit met financiële systemen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met projectmanagement methodieken zoals Prince-2 en Scrum/Agile.
• Analytisch vermogen.
• Nauwkeurig en resultaatgerichtheid.

Interesse?
Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.

Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Volledige voor- en achternaam;
• Woonplaats;
• Beschikbaarheidsdatum;
• Hoeveel uur per week;
• Eigen medewerker of freelance;
• Vakantie;
• Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
• NEN44001-certificering: Ja/Nee.