Projectleider implementatie DMS

Voor onze eindklant Tilburg University, waar wij naar aanleiding van een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zijn wij op zoek zijn naar een Projectleider implementatie DMS.

• Start: 29 juni 2026
• Duur: 1 juli 2027, met optie tot verlenging
• Inzet: in juli en augustus 16 uur per week, vanaf 1 september 2026 32 uur per week
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride

De kandidaat dient rekening te houden met een eventueel kennismakingsgesprek op dinsdag 2 juni tussen 11:00 en 16:00 uur in Tilburg. 

Opdrachtomschrijving

De projectleider is verantwoordelijk voor de implementatie van (de eerste fase van) een nieuw Document Management Systeem/zaaksysteem binnen de universiteit. De projectleider zorgt voor de technische en functionele realisatie van het systeem en de gewenste integraties alsook voor de migratie en de organisatiebrede adoptie.

Kernverantwoordelijkheden:

1) Projectmanagement & aanpak:

• Leiden van de volledige DMS‑implementatie van initiatie (einde aanbesteding) t/m nazorg.
• Opstellen en bewaken van projectplan, planning, budget en risico’s.
• Inrichten van projectstructuur, governance en rapportagelijnen.

2) Technische en functionele implementatie: 

• Aansturen van leveranciers, technisch specialisten, adviseurs informatiebeheer en functioneel beheerders.
• Ondersteunen bij inrichting centrale (externe) postkamer/scanvoorziening.
• Coördineren van het inrichten van DMS functionaliteiten zoals:
  • postregistratie
  • zaaktypen/workflows
  • documentsjablonen
  • autorisaties & rollen
  • integraties met o.a. M365, digitale handtekening en iBabs
• Bewaken van architectuurprincipes, beveiliging, autorisaties en datakwaliteit.

3) Change Management & adoptie:

• Creëren van draagvlak binnen faculteiten en divisies.
• Ontwikkelen van trainings- en communicatieaanpak.
• Leiden van opleidings- en adoptieprogramma’s voor gebruikers.
• Bevorderen van nieuwe werkpraktijken en informatiebewustzijn.

4) Informatiebeheer & Compliance:

• Zorgen dat het DMS aansluit op de eisen vanuit: Archiefwet, AVG / privacy en NEN-ISO richtlijnen voor informatiebeheer.

5) Integraties:

• Realiseren van integraties met o.a. iBabs, Digitale handtekening, I-navigator, Surfconnext/IDM, scansoftware, MS365.

6) Migratie:

• Aansturen van de migratie van relevante data uit oude systemen.
• Coördineren van beëindigen/afsluiten oude systemen.

Resultaten en doelstelling: 

• Geimplementeerd DMS (technisch en functioneel incl. integraties, autorisaties)
• Opgeleide en tevreden gebruikers
• Gemigreerde data
• Technische en functionele documentatie
• Overdracht naar beheer

Functie-eisen

• HBO+/WO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een achtergrond in Informatiekunde, IT management, Bedrijfskunde en/of Archief- of informatiemanagement.
• Minimaal 7 jaar ervaring als projectleider van complexe implementatieprojecten.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met implementatie van DMS‑ en/of zaaksysteem‑oplossingen.
• Ervaring met datamigraties.
• Ervaring met agile, PRINCE2 of vergelijkbare methodieken.
• Ervaring in stakeholdermanagement op alle niveaus.
• Ervaring met verandermanagement.
• Ervaring binnen de onderwijsbranche.
• Sterke kennis van informatiebeheer, documentprocessen en digitale archivering.
• Kennis van DMS’en, zaaksystemen en samenwerkomgevingen (Microsoft 365).
• Kennis van verandermanagement en adoptiestrategieën.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om in complexe organisaties te navigeren en draagvlak te creëren.

Competenties: 

• Stevig in positie, maar empathisch en verbindend.
• Resultaatgericht, analytisch en besluitvaardig.
• Kan omgaan met academische cultuur en gedecentraliseerde besluitvorming.
• Helder, overtuigend en diplomatiek.
• Praktisch ingesteld: brengt structuur, overzicht en rust.
• “Hand uit de mouwen”- mentaliteit

Interesse?

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.

Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Volledige voor- en achternaam.
• Beschikbaarheidsdatum.
• Hoeveel uur per week.
• Eigen medewerker of freelance.
• Vakantie.
• Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten.
• NEN44001-certificering: Ja/Nee.