Projectmanager HR Specials
Voor onze directe eindklant Universiteit Utrecht, waar wij middels een gewonnen aanbesteding preferred supplier zijn, zijn wij op zoek naar een projectmanager HR Specials.
- Start: zo spoedig mogelijk
- Eind: 31 augustus 2025 met optie op verlenging
- Inzet: 24 – 40 uur per week
- Tarief: marktconform
- Locatie: hybride
Opdrachtomschrijving
De Universiteit Utrecht is gestart met het programma Asturias om toe te werken naar een effectieve, efficiënte en duurzame bedrijfsvoeringsprocessen en bedrijfsinrichting. Onderdeel van dit programma is de gestarte openbare aanbesteding voor de vervanging van haar ERP-systeem. Hierbij wordt een brede uitvraag gedaan over de domeinen Inkoop, Financiën en HR.
Het programma kent een tiental projecten, waarvan er zeven zijn gericht op de implementatie van het nieuwe ERP-systeem dat voortkomt uit de Europese aanbesteding. Drie van die zeven projecten betreffen HR: Payroll, Hire 2 Retire en HR Specials.
Het project HR Specials is gericht op het implementeren van het nieuwe ERP-systeem wat betreft Learning Management, Performance Management en Strategische Personeelsplanning (SPP). Voor deze thema’s geldt dat de bijbehorende processen nog maar beperkt ondersteund worden in de huidige HR-systemen. Met de implementatie van het nieuwe ERP systeem wordt voor deze thema’s dus een aanzienlijke functionele uitbreiding beoogd.
Het programma kent een livedatum van januari 2028 waarbij ten behoeve van de transitie gestreefd wordt de piekbelasting voor de organisatie waar mogelijk te beperken. Het programma Asturias en het project HR Specials kenmerken zich door een complexe organisatorische structuur, met t.a.v. het HR-domein een centrale directie HR (o.a. beleid, HR-ontwikkeling en procesmanagement) in combinatie met decentrale HR-afdelingen (lokaal advies en support voor leidinggevenden, o.a. support bij uitvoeren Strategische Personeelsplanning (SPP)) en een Personeels- en Salarisadministratie (gecentraliseerde uitvoering van de administratie). Voor de scope van HR Specials bestaande uit Learning Management, Performance Management en SPP geldt dat de bijbehorende processen nog maar beperkt ondersteund worden in de huidige HR-systemen. Ook wat betreft processen en HR-organisatie is op deze gebieden is nog een harmonisatieslag te maken. Met de implementatie van het nieuwe ERP-systeem wordt voor deze thema’s dus een aanzienlijke functionele uitbreiding beoogd. Dat betekent ook dat de voorbereiding van implementatie voor HR Specials een aanpak vraagt waarin veel aandacht uit zal gaan naar het vertalen van visie naar gewenste doelen, processen, organisatie en systeeminrichting.
De Universiteit Utrecht zoekt naar een ervaren projectmanager voor het project HR Specials ten behoeve van het domein HR. De projectmanager is verantwoordelijk voor het voorbereiden en implementeren van bovengenoemde scope als onderdeel van het Asturias programma. De nog te selecteren implementatiepartij zal ook projectleiders leveren waarbij afstemming en projectbewaking belangrijke factoren zijn. De projectmanager maakt deel uit van het centrale uitgebreide programmateam voor het managen van het programma Asturias wat verantwoordelijk is voor het informeren en adviseren van het programmabestuur. Het programmateam werkt als verbindende factor en is verantwoordelijk voor samenhang tussen de verschillende projecten.
De implementatie van een dergelijk bedrijfsbreed ERP-systeem vraagt om een gedegen aanpak waar, naast de ICT-activiteiten, ook implementatie- en verandermanagement binnen de organisatie een grote rol spelen. De projectmatige invulling van het project HR Specials start zo snel mogelijk.
Verantwoordelijkheden
- Je bent verantwoordelijk voor opstellen van projectdocumenten en de afstemming van de planningen met de andere deelprojecten van het programma Asturias;
- Je bent verantwoordelijk voor het leiden en realiseren van het project van start tot en met de overdracht aan de opdrachtgever, binnen afgesproken planning en budget en conform afgesproken kwaliteitsnormen;
- Je geeft operationeel en functioneel leiding aan het projectteam. Dit team is samengesteld uit meerdere disciplines en bevat de aanspreekpunten van de verschillende projectonderdelen.
- Je bent in staat om de input (kennis en expertise) vanuit het HR domein te organiseren en te verzamelen en op een efficiënte en gestructureerde manier te waarborgen binnen het project. Je kunt hierbij uitgebreid leunen op collega’s vanuit het HR domein.
- Je draagt zorg voor personele, organisatorische en financiële aangelegenheden van het project.
- Je bent verantwoordelijk voor planning, voortgang, kwaliteit, kostenbewaking en op te
- leveren eindresultaat van het project. Verder ben je verantwoordelijk voor de projectresultaten en coördineer je de werkzaamheden van externe leveranciers. Ook zorg je voor de afstemming met de andere projecten binnen het programma Asturias.
- Je stemt uitgebreid af met de domeinverantwoordelijken voor HR. Je werkt hierbij nauw samen met het Hoofd HR Ontwikkeling (eigenaar van Learning) en hoofd HR Diensten (eigenaar in MT HR van SPP), alsook Hoofd HR Processen & Systemen en directeur HR. Je rapporteert aan de vertegenwoordiger HR domein en programmamanager Asturias. De directeur HR is formeel jouw opdrachtgever.
- Je draagt binnen het programmateam bij aan het onderbouwen/faciliteren van besluiten.
- Je coördineert met het projectteam naast de voorbereiding op de implementatie ook de activiteiten in het aanbestedingsproces het komende half jaar. Zoals het beantwoorden van gestelde vragen van leveranciers en beoordelen van binnengekomen stukken.
Functie-eisen
De essentie van wat we zoeken is een stevige projectmanager met kennis van Learning, talent management, SPP en performance management en ervaring met HR IT implementaties. Extra belangrijk voor dit project is de senioriteit die je meebrengt. Om scope en verwachtingen te managen en af te bakenen, juist omdat de thema’s in de scope qua processen en systeeminrichting nog in de kinderschoenen staan. Je zorgt voor regie op een breed scala aan onderwerpen met diverse teamleden. En je acteert makkelijk in een complexe organisatie en haar stakeholders.
- Je bent een ervaren projectmanager. Dit uit zich o.a. meer in het aan kunnen brengen van structuur en overzicht in een veelzijdig speelveld, samenhang kunnen overzien, tijdslijnen organiseren en bewaken en met veel stakeholders binnen en buiten projectteam kunnen schakelen. Je zorgt voor projectvoorstellen en plannen.
- Je hebt inhoudelijke kennis van de Learning, talent management, SPP en performance management. Je werkt makkelijke samen met de inhoudelijke counterparts op deze onderwerpen uit het HR domein, om deze onderwerpen verder te brengen voor de ERP-implementatie.
- Je hebt een affiniteit met HR IT. Je hebt relevante werkervaring m.b.t. het implementeren van HR systemen en het uitwisselen van data met diverse bron- en doelsystemen. Je weet de vertaalslag tussen processen en systemen te organiseren.
- Je bent een standvastige teamplayer die oog heeft voor de belangen van het HR domein alsook de voortgang van het programma
- Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en kan goed omgaan met diverse disciplines en veel stakeholders.
- HBO/Academisch werk- en denkniveau in relatie tot bedrijfsvoeringsprocessen en het IT-domein. Je bent zowel een denker als een doener.
- Vaardigheden om mensen te enthousiasmeren en actief te betrekken.
- Kennis en ervaring met onderwijs en onderzoek is een pré, maar het is belangrijker te motiveren waarom je passend zou zijn voor deze implementatie binnen de Universiteit Utrecht.
- Je bent in staat om desgewenst het gehele traject, van start tot en met implementatie, voor jouw rekening te nemen.
Interesse?
Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.
Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:
- Naam;
- Woonplaats;
- Beschikbaarheidsdatum;
- Hoeveel uur per week;
- Eigen medewerker of freelance;
- Vakantie;
- Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
- NEN4400-1 Certificering: Ja/Nee.
